La technologie a permis aux gens de travailler de n’importe où dans le monde. Le concept de travail à distance n’est pas nouveau. Le nombre de personnes travaillant virtuellement a augmenté depuis 2009. Récemment, on a découvert que 16% des entreprises mondiales sont entièrement éloignés.
Cela a conduit à la croissance des équipes virtuelles, qui sont composées de personnes qui travaillent à distance. Bien que la flexibilité et la liberté qui accompagnent ce type de travail soient attrayantes, la gestion d’une équipe virtuelle peut être difficile.
En tant que propriétaire d’entreprise, vous vous demandez peut-être s’il vaut la peine d’embaucher une équipe à distance. Les avantages et les inconvénients des équipes virtuelles sont toujours à débattre, mais une chose est sûre : si vous voulez faire travailler votre équipe à distance, vous devez être bien équipé avec les bons outils et la bonne technologie.
Dans cet article, nous partagerons nos meilleurs conseils techniques pour gérer une équipe virtuelle. De la communication efficace à la gestion efficace des tâches, nous avons ce qu’il vous faut. Commençons!
Les défis de la gestion d’équipes virtuelles
Gérer une équipe virtuelle peut être un défi, mais ce n’est certainement pas impossible. Vous devez être organisé, communicatif et patient pour que cela fonctionne.
L’un des plus grands défis consiste à coordonner efficacement le temps de chacun. Étant donné que les membres de l’équipe sont répartis dans le monde entier, il peut être difficile de trouver un moment qui convient à tout le monde pour se rencontrer pour un appel vidéo ou travailler ensemble sur un projet.
Un autre défi consiste à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Puisqu’il n’y a pas de communication physique en face à face, il est facile que des malentendus se produisent. Vous devez être très diligent lors de l’envoi de mises à jour et vous assurer que tous les membres de l’équipe sont au courant des changements et des nouvelles directives.
Enfin, l’un des plus grands défis est de maintenir le moral de l’équipe. Lorsque les membres de l’équipe ne peuvent pas se voir face à face, il est facile pour eux de se sentir déconnectés et démotivés.
Vous devez trouver des moyens créatifs de garder tout le monde engagé et motivé, que ce soit par des vérifications régulières ou des exercices amusants de consolidation d’équipe.
Conseils techniques efficaces pour gérer une équipe virtuelle
Il peut être difficile de gérer une équipe de personnes réparties dans le monde entier, mais avec les bons outils et techniques, cela peut être fait efficacement. Alors, regardons les conseils ci-dessous pour une gestion d’équipe virtuelle efficace
1. Apprenez à connaître les membres de votre équipe
Lorsque vous travaillez avec une équipe dispersée dans le monde entier, la dernière chose que vous souhaitez, c’est que la communication s’effondre. La meilleure façon d’éviter cela est d’apprendre à connaître les membres de votre équipe.
Commencez par créer un profil d’équipe pour chacun de vos membres. Cela devrait inclure leur nom, leur fonction, leur entreprise, leurs coordonnées, leurs identifiants de réseaux sociaux et toute autre information qui, selon vous, serait utile.
Vous pouvez ajouter ces informations à un document partagé ou à une feuille de calcul, ou utiliser une plateforme de gestion d’équipe dédiée comme Trello.
En ayant ces informations facilement disponibles, vous pourrez facilement entrer en contact avec votre équipe en cas de besoin et établir de meilleures relations de travail.
2. Définissez des attentes et des objectifs clairs
L’une des meilleures façons de gérer une équipe virtuelle est de définir des attentes et des objectifs clairs. De cette façon, tout le monde est sur la même longueur d’onde et sait ce qu’il doit faire pour réussir.
Il est également important d’être précis lorsque vous définissez les attentes. Par exemple, plutôt que de dire « soyez plus productif », essayez quelque chose comme « accomplissez trois tâches d’ici la fin de la journée ». Cela donnera au membre de votre équipe un objectif spécifique à atteindre.
En ce qui concerne les objectifs, il est important de s’assurer qu’ils sont réalisables. Personne ne veut avoir l’impression d’être constamment à la traîne, alors soyez réaliste dans vos attentes. Célébrez les petites victoires et encouragez les membres de votre équipe quand ils réussissent.
Un autre élément clé de la définition des attentes est de s’assurer que tout le monde est conscient des délais et des objectifs du projet. De cette façon, tout le monde travaille vers le même objectif et il n’y a pas de confusion ni d’échéances manquées.
3. Tenir des réunions régulières
L’un des aspects les plus importants de la gestion d’une équipe virtuelle est la tenue de réunions régulières. Cela aidera à garantir que tout le monde est tenu au courant et que la communication est claire.
Vous pouvez faire une réunion hebdomadaire, ou vous pouvez faire des vérifications quotidiennes où les gens rendent compte de leurs progrès. Vous pouvez également combiner les deux, en fonction de ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe.
Avoir des vérifications régulières est un excellent moyen de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que personne ne se laisse distancer. Cela crée également un sentiment de responsabilité et aide à garder tout le monde motivé.
Il existe différentes manières de tenir des réunions. Vous pouvez utiliser un logiciel de visioconférence comme Zoom, qui vous permet de voir et d’entendre tous les participants à la réunion. C’est idéal lorsque vous avez besoin de discuter de quelque chose en face à face. Alternativement, vous pouvez utiliser un outil comme Slack ou Zoom pour la messagerie ou les réunions audio uniquement, ce qui peut être très utile lorsque vous avez besoin d’avoir une discussion rapide.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous d’établir un horaire régulier afin que chacun sache quand s’attendre à la réunion et puisse se préparer en conséquence.
4. Encourager et promouvoir la collaboration
L’un des plus grands défis de la gestion d’une équipe virtuelle est de favoriser la collaboration.
Il peut être difficile pour les membres de l’équipe dispersés sur différents fuseaux horaires de collaborer efficacement. Mais avec les bons outils, vous pouvez encourager et promouvoir la collaboration entre les membres de votre équipe.
Voici quelques conseils:
- Utilisez un logiciel de visioconférence comme Skype ou Zoom pour permettre aux membres de l’équipe de se voir et de collaborer en temps réel.
- Utilisez des outils en ligne comme Google Docs ou Asana pour créer et partager des documents, des tâches et des plans de projet. Cela permettra aux membres de l’équipe de suivre et de collaborer sur des projets en temps réel.
- Utilisez les plateformes de médias sociaux comme Twitter ou LinkedIn pour créer des réseaux en ligne avec d’autres professionnels et collaborer sur des projets.
- Organisez des réunions d’équipe régulières par vidéoconférence pour tenir tout le monde au courant des projets et des objectifs.
- Encouragez les membres de l’équipe à communiquer régulièrement par e-mail, chat ou appels téléphoniques pour rester en contact et collaborer efficacement.
5. Utiliser les outils de communication
La communication est essentielle lorsque vous travaillez avec une équipe à distance. Vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même page et dispose de toutes les informations dont il a besoin pour faire son travail.
Il existe différents outils de communication qui peuvent vous aider à le faire. Les outils les plus populaires sont Slack, un fournisseur de téléphonie virtuelle, et Asana.
Des outils comme Asana et Mou ont des fonctionnalités qui vous permettent de communiquer avec votre équipe, de partager des fichiers et de suivre les progrès.
Mais parfois, il faut une conversation téléphonique pour avoir une communication professionnelle avec l’équipe et le membre de l’équipe. Pour de tels scénarios, la téléphonie cloud est pratique. Et ce qui est encore plus impressionnant, c’est que ces téléphones cloud sont moins chers que les téléphones traditionnels.
Il y a plusieurs fournisseurs de numéros de téléphone virtuels là-bas, ce qui peut vous faire économiser jusqu’à 50% sur vos dépenses de téléphonie. Vous pouvez avoir votre propre numéro de téléphone, ce qui vous permet de passer des appels nationaux et internationaux aux clients et de communiquer avec les membres de l’équipe et les collègues de n’importe où.
Il est important de trouver le bon outil pour vous et votre équipe et de tester différents outils pour voir ce qui fonctionne le mieux.
6. Gardez une politique de porte ouverte
L’une des meilleures façons de gérer une équipe à distance est d’avoir une politique de porte ouverte. Cela signifie que les membres de l’équipe doivent se sentir à l’aise de vous contacter à tout moment, pour quelque raison que ce soit.
Cela peut être fait de différentes manières. Tout d’abord, assurez-vous que les membres de l’équipe disposent d’un moyen désigné pour vous contacter (par exemple, e-mail, application de chat, ligne téléphonique, etc.). Deuxièmement, assurez-vous de vérifier régulièrement auprès de votre équipe et de répondre rapidement à toute question ou préoccupation qu’elle pourrait avoir.
Et enfin, n’ayez pas peur de déléguer ! Si vous avez l’impression d’être constamment bombardé de demandes, demandez à un membre de l’équipe de vous aider. Cela allégera votre charge, mais cela leur montrera également que vous faites confiance et que vous appréciez leur opinion.
7. Encouragez les commentaires
Une boucle de communication fermée tuera toute chance qu’une équipe virtuelle travaille efficacement. Assurez-vous d’ouvrir la communication et d’encourager les commentaires de votre équipe. Cela aidera à renforcer la confiance et à améliorer le moral de l’équipe.
Vous pouvez utiliser une variété d’outils pour faciliter la communication, tels que les applications de chat, la vidéoconférence et les outils de gestion de projet. L’utilisation de ces outils aidera à garder tout le monde sur la même longueur d’onde et à améliorer la communication globale.
8. Soyez flexible
L’une des meilleures choses à propos de la gestion d’une équipe virtuelle est que vous pouvez être flexible avec votre horaire de travail. Par exemple, si vous devez vous occuper d’une affaire urgente pendant la journée, vous pouvez facilement déplacer vos heures de travail plus tard dans la nuit.
Vous pouvez également profiter de la technologie pour travailler de n’importe où. Si vous avez besoin de faire une pause et de vous promener, vous pouvez facilement le faire sans avoir à quitter votre domicile. Et si vous vous sentez productif, vous pouvez travailler dans le confort de votre lit !
9. Célébrez les succès
Célébrer les succès est un excellent moyen de garder votre équipe motivée. Lorsque votre équipe se sent appréciée et sait que son travail acharné est remarqué, elle sera plus susceptible de continuer à faire des efforts.
Assurez-vous de prendre le temps de célébrer les réalisations de votre équipe, à la fois individuellement et dans son ensemble. Qu’il s’agisse d’un petit geste ou d’une plus grande célébration, assurez-vous de reconnaître et d’apprécier les efforts de votre équipe.
10. Résoudre les problèmes rapidement
Lorsqu’il s’agit de traiter des problèmes potentiels, il est préférable de les résoudre le plus rapidement possible. Cela signifie rester au top de la communication et être proactif dans vos actions.
Si quelqu’un ne termine pas ses tâches à temps, par exemple, n’hésitez pas à le contacter et à lui demander quel est le problème. En vous occupant des problèmes dès qu’ils surviennent, vous pouvez contribuer au bon fonctionnement de votre équipe.
Conclusion
La technologie a simplifié la gestion des équipes virtuelles pour les petites entreprises. N’importe qui peut gérer une équipe virtuelle avec les bons outils et conseils. En utilisant les bons outils technologiques et en suivant ces conseils simples, vous pouvez rationaliser la communication et garder votre équipe organisée et productive.
https://www.area19delegate.org/10-effective-tech-tips-to-manage-a-virtual-team/Technologie
La technologie a permis aux gens de travailler de n’importe où dans le monde. Le concept de travail à distance n’est pas nouveau. Le nombre de personnes travaillant virtuellement a augmenté depuis 2009. Récemment, on a découvert que 16 % des entreprises dans le monde sont entièrement distantes. Cela a conduit à la…
AdministrateurHarry
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